CR réunion du comité 26 janvier 2017

Réunion du jeudi 26 janvier 2017

Présents : Bernard, Marie France, Nathalie, Fabienne, Jean Bernard, Dominique M., Françoise, Karine, Elisabeth R, Laurent, Dominique D, Jean Marie, Monique.

Ordre du jour

1/ Comment nous pouvons accueillir de nouveaux adhérents en cours de saison ?

2/ Quand, comment faire les nouveaux contrats saison été 2017 ?

3/ Organisation du dépôt des chèques-contrats.

4/ Le contrat pêche continue-t-il et avec quels référents ?

5/ Visite de la ferme de Renan Lecou apiculteur : est proposé samedi 11 mars après midi

1/ Comment nous pouvons accueillir de nouveaux adhérents en cours de saison ?

Toute personne souhaitant adhérer à notre AMAP doit envoyer un message à notre boite mail (amapluydebearn@amap-aquitaine.org). La personne est alors introduite comme utilisateur dans le logiciel AMAPJ.

Pour créer le nouveau contrat, la procédure est la suivante :

– présenter les contrats aux nouveaux arrivants , le référent  télécharge le contrat d’un autre adhérent, il efface (manuellement au « Blanco ») les quantités et le nom, et il se sert de ça pour présenter le contrat  au nouvel arrivant.

– le nouvel arrivant remplit la feuille au stylo, et le référent doit ensuite saisir le contrat dans AMAPJ (grâce à « Gestion des contrats signés ») 

Ce dialogue entre le nouvel adhérent et le référent permet de vérifier que tout est OK, en particulier, il y a des délais pour prévenir le producteur. Il faut aussi que l’adhérent paye sa cotisation (voir Fabienne).

Ce protocole est provisoire pour cette saison.

2/ Quand, comment faire les nouveaux contrats saison été 2017 ?

Il a été décidé de se retrouver dimanche 26 mars à 14h chez Bernard et Marie France pour créer les nouveaux contrats saison été 2017. Penser qu’il faut indiquer (lorsque cela se présente) qu’on peut ne faire qu’un seul chèque ou, dans le cas des viandes (bovin et porc), veiller à ce qu’il y ait un paiement correspondant à chaque livraison.

A noter que pour cette date chaque référent doit avoir toutes les données pour les contrats : produits, prix, dates de livraison, vacances du producteur, nombre optimal de chèques , dates de prélèvement des chèques.

3/ Organisation du dépôt des chèques-contrats : dernière date jeudi 4 mai

Pas d’impression des contrats

Pas de réunion supplémentaire mais dépôt des chèques les jeudis 27 avril et jeudi 4 mai sur le lieu de livraison. Il faudra que le nom du contrat soit noté au dos du chèque et le ou les chèque(s) mis dans une enveloppe avec le nom du contrat et de l’amapien.

Personnes volontaires pour assurer la réception des chèques :

– jeudi 27 avril : Françoise, Jean Bernard, Fabienne, Dominique M

– jeudi 4 mai : Nathalie, Jean Marie, Monique, Dominique D

Ce jeudi 4 mai, à la fin des livraisons, on se retrouvera au Centre Alexis Peyret pour trier les chèques par producteurs. Tous les référents sont invités à venir chercher leurs chèques.

4/ Le contrat pêche continue-t-il et avec quels référents ?

Babette Faugeras propose de participer comme référente pour ce contrat.

Vérifier que Isabelle Labasse est toujours partante pour ce contrat.

5/ Visite de la ferme de Renan Lecou apiculteur : est proposé samedi 11 mars après midi

Départ de Serres Castet à 14h : 45minutes de trajet jusqu’à Buziet.

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